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Restons dans le ton : télétravail et communication

Wannes Rombaut  - lecture 4 minutes

Comment travailler tous à domicile et rester cohésifs et motivés sans perdre les pédales ? Voilà une question qui semble bien dans l’air du temps. Plus besoin de vous précipiter le matin pour allonger les files des navetteurs sur le ring. On peut imaginer que vous n’allez pas vous plaindre du télétravail car c’est super pratique et rudement plus relax que le traintrain quotidien en période corona. En plus, vous pouvez travailler en pantoufles et en même temps tenir compagnie au chien ou au chat ! Ce qui risque toutefois de mettre un bémol à votre joie, c’est que les réunions et les contacts avec vos collaborateurs se font désormais toujours en mode virtuel. Sans doute avez-vous déjà constaté, vous aussi, qu’il y a des contraintes et que le virtuel n’est pas toujours pratique ? Quels sont les pièges du télétravail à long terme ? Et surtout, comment les éviter ?

Pour ce qui concerne les avantages du télétravail, pas besoin de vous faire une liste. Par exemple, vous n’êtes plus dérangé par des collègues qui veulent se dégourdir un moment les jambes et passent venir vous raconter les derniers potins ? Votre concentration en prend un coup, et vous risquez de perdre le fil de vos idées… En même temps, le papotage de la pause café a parfois aussi du positif, car vous découvrez les aspects humains de vos collaborateurs, ou encore on vous donne plein d’idées pour télé-fêter l’anniversaire de la boîte… Voici le premier défi des visioconférences avec les collègues : comment garder ou redécouvrir la spontanéité ?

PAUSE CAFÉ VIRTUELLE

Les bavardages dans les couloirs et pendant la pause café ne sont pas seulement importants pour le moral. Ils assurent aussi que votre équipe se trouve sur la même longueur d'onde et que personne n’est laissée en rade. Bref, vous continuez à échanger des idées. Quand tout le monde est seul derrière son écran, ces rouages menacent de gripper. C'est pourquoi il est important de garder le contact avec vos collègues. Organisez par exemple une pause café virtuelle. Utilisez Microsoft TeamsZoom ou Google Meet. Si vous papotez de temps en temps dans un contexte informel, cela aussi c’est bon pour le moral et la cohésion du groupe. 

 

Surtout ne parlez pas tout le temps boulot ou corona. « T’as passé un bon week-end ? » Bon, c'est peu probable si vous n'êtes pas autorisé à sortir, mais vous avez compris... Les bavardages agrémentent la vie et même un jeu de Monopoly virtuel peut susciter des discussions passionnées.

COMMENT S’Y PRENDRE AU LIEU DE S’Y RENDRE ?

Une communication sans contrainte, c'est cosy et c’est top. Mais comment assurer que la communication ne risque pas de tomber en panne ? Mieux vaut donc mettre en place une structure. Combien de fois communiquez-vous entre vous pour rattraper le temps perdu ? À quelle fréquence donnez-vous de vos nouvelles ? Quelles sont les choses que vos collègues brûlent de savoir ? Sur quelles nouvelles aimeriez-vous mettre le doigt ? Une idée pratique pour maintenir la conversation, c’est d’utiliser une structure semi-formelle. La fréquence de vos visioconférences peut évidemment changer au fil du temps, cela coule de source. Une chose est certaine cependant, une plateforme sociale suffit déjà pour faire avancer les choses. Et surtout : tout le monde sera sur la même longueur d’onde !

UNE COMMUNICATION VERTICALE TRANSPARENTE

Pour ce qui concerne les employés, ils se sentent souvent un peu dans le brouillard. De quoi discute-t-on au sommet ? En période d’incertitude, il est important pour vos employés de savoir où ils en sont. Il est donc crucial que les managers et les membres du conseil d'administration communiquent beaucoup et souvent. Envoyez un bulletin d'information supplémentaire, demandez aux managers d’informer leur équipe concernant la situation actuelle... La transparence est en général une bonne stratégie de communication. Lorsque tout le monde travaille à la maison, il est encore plus important d’informer les collègues. Quels sont les défis, les décisions, les nouveaux développements et les actions envisagées ?

OUTILS

Quelles applications facilitent la communication à distance ? A part les trois logiciels déjà mentionnés - Teams, Google Meet et Zoom -, il y a encore plein d'autres outils qui peuvent vous simplifier la vie et le travail à domicile.

 

Slack par exemple est une application pour discuter, partager des fichiers et même pour organiser votre travail. Avec cette application vous pouvez définir différents canaux, de sorte que les membres des teams pourront communiquer entre eux de leurs projets sans déranger les autres. C’est très pratique !

 

Un autre aspect important est de pouvoir travailler efficacement ensemble. A cette fin, vous pouvez utiliser des applications dans le cloud comme Google Drive. Pouvoir travailler à plusieurs sur un même dossier est vraiment essentiel lorsque différentes personnes en sont responsables. Il est essentiel que tout le monde possède à tout moment la dernière version. Mais le plus important est que votre collègue super pointilleux puisse annoter votre document avec ses commentaires et suggestions. Entre parenthèses, on ne devrait donner en principe que du feedback constructif. 

 

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